이전까지는 엑셀 함수를 설명 드렸습니다.
이번에는 엑셀 기능 중에 하나인 필터 사용법에 대해서 설명 드리고자 합니다.
추가로 함수 설명을 드릴까 하다가, 제가 가장 편리하게 사용하는 엑셀 기능 위주로 설명 드리는 것이 더 도움이 될 것이라 생각이 들었습니다.
필터 위치
엑셀에서 알아두면 유용한 기능 중의 하나가 필터입니다.
리포트가 아닌 데이타 점검을 위해서 하나씩 뜯어봐야 할 때 주로 활용하게 됩니다.
처음 엑셀을 배우게 될 때 가장 신기하였고 쉬운 조작법에 많이 사용하게 됩니다.
엑셀에서 필터 버튼 위치는 '홈' 탭의 가장 오른쪽과 '데이타' 탭의 중앙에서 오른쪽에 위치해 있습니다.
필터 같은 경우 간단하게 많이 사용하는 기능이므로 단축키(Ctrl+Shift+L)를 외워 두시면 편리합니다.
(참고로, 엑셀에서 많이 사용되는 기능 들은 단축키가 지정된게 많이 있습니다.)
필터 영역 설정 방법
①과 같이 B1 ~ H1 까지 영역을 설정하는 방법과
②와 같이 1행 전체를 선택하면 알아서 표 범위를 설정하여 필터가 지정이 됩니다.
저는 ②으로 보통 필터를 거는데, 영역 지정 등 신경 쓸 필요가 없어 조금 더 편합니다.
필터 기능 사용법
필터 기능으로 정렬(숫자 오름차순 정렬, 숫자 내림차순 정렬, 색 기준 정렬)과 필터(색 기준 필터, 텍스트 필터) 등이 있습니다.
아래와 같이 먼저 ① 가격을 숫자 오름차순 정렬 -> ② or ③ 으로 필터를 하게 되면 상품별로 가격이 오름 차순으로 정렬 된 것을 볼 수 있습니다.
이렇게 먼저 설정한 기준이 유지되는 선에서 추가로 정렬이 되오니 피벗 등으로 분석하기 전 적은 양의 데이타 확인하기에는 필터 기능이 더 유용합니다.
주로 사용 할 때
데이타 마다 정리되는 내용이 많은데, 아래 그림의 I열과 같이 비고가 있는 경우에 필터를 통해서 빠르게 특이 사항을 파악할 수 있다.
비고에 적혀 있는 내용은 다른 경우가 많기 때문에 피벗보다는 필터를 사용하는게 빠릅니다.
필터 영역
피벗과 같이 별도로 표시되는 것은 없지만 필터의 영역은 표와 동일합니다.
아래 그림과 같이 중간에 빈칸이 있으면 인식을 못하게 됩니다.
표가 끊기는 것과 동일하다고 보시면 되겠습니다.
아래 표와 연결을 하고 싶다면 중간에 아무 글자나 하나 넣으시면 자동으로 연결이 됩니다.
필터링 하였을 때 영역이 부자연스러운 이유는 중간에 빈칸이 삽입되었거나, 빈칸 없이 다른 데이타와 연결 된 경우라고 보시면 되겠습니다.
필터 영역을 이용한 팁
윗 글과 같이 빈칸이 있으면 표가 인식되는 걸 피할 수 있습니다.
이와 SUBTOTAL을 이용해서 필터링 된 자료들의 부분합을 구할 수가 있습니다.
필터가 많고 데이타 확인 작업을 하는 경우 SUBTOTAL을 이용하여 즉시 확인하면서 점검이 가능하오니 업무에 이용하셨으면 합니다.
SUBTOTAL은 앞에 숫자에 따라 여러가지(합계, 평균, 카운트 등)로 이용 가능합니다.
그리고, 많은 분들이 잘 모르는 팁이 한가지 더 있습니다.
(끝까지 읽어 보신 분들만 배워 가시는 겁니다~)
마우스 말고 키보드를 이용하여 엑셀 작업을 하시는 분들도 있을 건데, 이런 분들에게 유용한 팁입니다.
아래 빨간 네모 안의, 필터 기능을 사용하면 생기는 Action Box?, Button? 보통은 마우스로 왼쪽 버튼 클릭으로 기능을 사용합니다.
그런데, 필터링을 많이하는 경우 마우스 클릭이 귀찮을 때가 있습니다.
이런 경우 원하는 필터가 있는 곳에서 키보드 ALT를 누른 상태에서 아래 칸으로 가는 키보드(▼)을 눌러주시면 마우스 클릭과 동일하게 기능창(?)이 열리게 됩니다.
단축키를 알아 두면 작업 시간이 쓸데없는 동작이 줄어들어 작업시간이 빨라지는 것 뿐만 아니라 집중력도 흩어지지 않아 좋습니다.
무엇보다 다른 사람이 보았을 때 전문적인 느낌이 들어 뿌듯함도 느낄 수 있으니 자주 사용하는 기능들은 단축키를 이용해 보셨으면 합니다.
----추가----
필터팁 글을 추가하였으니 참고하세요.
2021.10.07 - [엑셀 초보 강의] - 엑셀 필터 사용팁 3가지
모두들 적게 일하고 많이 버세요~
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